Privacy Verklaring

Volleybal Club ODI, gevestigd aan Rozenstraat 4, 5091 AH, Middelbeers, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

• Website: www.vc-odi.nl

• Adres: Rozenstraat 4, 5091 AH, Middelbeers

• E-mail leden: ledenbeheer@vc-odi.nl

• E-mail sponsoren: sponsoring@vc-odi.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze leden, sponsoren en bezoekers. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Geboortedatum

• Bankgegevens

• BTW-nummer (voor sponsoren)

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Ledenbeheer

   • Doel: Om onze leden te beheren, met ze te communiceren en contributie te innen.

   • Grondslag: Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

2. Sponsorenbeheer

   • Doel: Om onze sponsoren te beheren, met ze te communiceren en facturen te versturen.

   • Grondslag: Uitvoering van de sponsorovereenkomst.

3. Communicatie

   • Doel: Informeren over verenigingsactiviteiten, nieuwsbrieven en evenementen.

   • Grondslag: Toestemming.

4. Websitefunctionaliteit

   • Doel: Verbeteren van de website en analyseren van bezoekersgedrag.

   • Grondslag: Gerechtvaardigd belang.

5. Wettelijke verplichtingen

   • Doel: Voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

   • Grondslag: Wettelijke verplichting.

Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Wij verkrijgen persoonsgegevens op de volgende manieren:

• Direct van jou: Wanneer je lid of sponsor wordt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief of contact met ons opneemt via het contactformulier.

• Via onze website: Door het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Gebruik van onze website

Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Cookies worden gebruikt om de website naar behoren te laten werken en deze te optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies via de instellingen van je internetbrowser.

Contactformulier

Wanneer je het contactformulier op onze website gebruikt, vragen we je alleen om de noodzakelijke gegevens die we nodig hebben om contact met je op te nemen. Onze website is beveiligd (SSL), waardoor deze gegevens versleuteld worden verzonden. De gegevens die je invoert in het formulier worden naar ons verzonden via e-mail en worden niet opgeslagen op andere servers.

Het gele VC ODI-boekje

Ieder jaar brengen we een boekje uit dat als naslagwerk wordt gebruikt door alle leden gedurende het betreffende volleybalseizoen. Hierin staan de naam, het adres, het telefoonnummer en de geboortedatum van onze leden en vrijwilligers. Dit boekje wordt digitaal verspreid aan al onze leden en in kleine oplage gedrukt verspreid.

Gebruik van beeldmateriaal

Tijdens volleybalactiviteiten van VC ODI worden er regelmatig foto's en video's gemaakt. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor promotionele doeleinden op onze website, in onze nieuwsbrief en op onze sociale mediakanalen zoals Facebook en Instagram.

• Voor minderjarigen (onder de 18 jaar): Wij vragen expliciet om toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers voor het gebruik van beeldmateriaal van minderjarige leden. Door akkoord te gaan, geef je toestemming voor het maken en gebruiken van foto's en video's van je kind zoals hierboven beschreven.

• Voor volwassenen: Door deel te nemen aan onze activiteiten vragen wij expliciet om jouw toestemming voor het maken en gebruiken van foto's en video's van jezelf voor de genoemde doeleinden.

Intrekken van toestemming

Je hebt het recht om op ieder moment je toestemming in te trekken. Als je niet wilt dat beeldmateriaal van jou of je kind wordt gebruikt, kun je dit wijzigen via het aanmeldformulier of contact met ons opnemen via communicatie@vc-odi.nl. Wij zullen het betreffende beeldmateriaal dan zo snel mogelijk verwijderen en niet verder gebruiken. Daarnaast zullen we in de toekomst geen foto's of video's van jou of je kind meer gebruiken.

Social Media

Vanuit VC ODI maken we gebruik van Facebook en Instagram. Hier plaatsen we berichten en foto's van activiteiten van VC ODI. Facebook en Instagram zijn verplicht zich te houden aan de geldende regels voor de AVG/GDPR en zullen de gegevens niet zomaar verstrekken aan derden.

E-mailnieuwsbrieven

Als je onze nieuwsbrief ontvangt, heb je je hier expliciet voor ingeschreven. Tijdens het inschrijven vragen we altijd nadrukkelijk om toestemming. Mocht je je op enig moment weer willen uitschrijven, dan kan dit eenvoudig en is dit direct effectief. Gebruik hiervoor de uitschrijflink onderaan de e-mail. We zullen je nooit zonder toestemming e-mailen en zullen deze gegevens ook nooit verstrekken aan derden.

We werken samen met een partij die namens ons de nieuwsbrieven verstuurt. Met deze partij hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Deze partij mag onze gegevens niet delen met derden, tenzij zij hiertoe wettelijk verplicht worden.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Om je persoonsgegevens optimaal te beschermen, maken wij gebruik van uiterst beveiligde systemen (Microsoft 365 voor Bedrijven). Onze documenten worden veilig opgeslagen in een streng beveiligde OneDrive-omgeving met tweefactorauthenticatie (2FA), een dienst van Microsoft die voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden. We nemen uitgebreide maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Ledenadministratie: Gedurende het lidmaatschap en tot maximaal 2 jaar na beëindiging.

• Financiële administratie: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.

• Communicatiegegevens: Tot je je afmeldt voor nieuwsbrieven of andere communicatie.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens in onze opdracht verwerken (bijvoorbeeld onze nieuwsbriefdienst), hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in je persoonsgegevens.

• Correctie of verwijdering van je persoonsgegevens te verzoeken.

• Beperking van de verwerking te vragen.

• Bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens.

• Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken.

Je kunt een verzoek indienen via:

• Voor leden: ledenbeheer@vc-odi.nl

• Voor sponsoren: sponsoring@vc-odi.nl

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.

Cookies kun je zelf verwijderen; raadpleeg hiervoor de helpfunctie in je browser.

Klachtrecht bij toezichthoudende autoriteit

Als je klachten hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan helpen wij je graag om dit samen op te lossen. Mocht dit niet lukken, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op enig moment aan te passen. Wijzigingen zullen worden gepubliceerd op onze website. Het is daarom raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens

• Website: www.vc-odi.nl

• Adres: Rozenstraat 4, 5091 AH, Middelbeers

• E-mail leden: ledenbeheer@vc-odi.nl

• E-mail sponsoren: sponsoring@vc-odi.nl